團建活動專家

應用世界咖啡的八個步驟


第一步,設定情境。

設定情境需要厘清幾個問題。比如,自己為什么要做這場“世界咖啡”,目的是什么,需要邀請哪些人參與,需要準備什么樣的空間。人們需要了解召集“世界咖啡”的目的以及能從“世界咖啡”中希望看到的最好結果。


第二步,營造友好的空間。

“世界咖啡”研討要取得更好的效果,就需要盡量把房間布置得溫馨美好。如果是地點選擇在風格單調沉悶的教室里,可以買幾張桌布,把課桌布置得像咖啡桌一樣,選一些輕松的音樂。


第三步,設置問題。

一次“世界咖啡”的對話可以集中精力探索一個問題,也可以針對多個問題從不同角度尋找答案。好問題會有好答案,有積極能量的、引發思考、耐人尋味的問題將開啟“世界咖啡”對話的魔力。

以惠普公司為例。有一次,在“世界咖啡”研討會之前,公司向與會者表達了這樣一個主題——“惠普如何打造一個世界一流工業實驗室”。結果,應者寥寥。在經過一次團隊的“頭腦風暴”后,主題修改為“惠普如何為世界打造一個一流的工業實驗室”。結果,人們想要參與的熱情遠遠超出想象,甚至一些公司以外的專家、其他公司的技術高手知道后,都致電他們,希望能夠參與到研討會中來。

為什么前后兩次反應差別如此巨大呢?這是因為,前者的出發點只是為了惠普公司自己,不熟悉情況的人很難提供意見;而后者希望為世界貢獻一個一流的工業實驗室,從而激發起有能力、有熱情的參與者們想要貢獻自己的智慧,這個問題本身已經打破了公司的界限,喚起了人們內心深處的一種奉獻與責任感。這就是一種有能量的、耐人尋味的問題。

英特爾在早年一次“世界咖啡”研討會中,向與會者提出這樣一個問題——20年后人們會有怎樣的行為習慣?與會者中有人類學家、心理學家、行為學家、公司管理者、IT技術專家、未來學者等。此次會議的具體討論內容已經不得而知。然而,此次會議的成果之一是英特爾研發出了無線上網技術。參與者跨界的背景是一個關鍵,但毋庸置疑的是INTEL提出的是一個引發無限思考的問題。


第四步,主持開場。

主持開場需要介紹“世界咖啡”的目的和相關探討流程,分享與主題內容相關的知識。在開展一場“世界咖啡”時,最好能夠提前發送相關簡介與會議流程給參與者。對于從沒有接觸過這種研討方式的人來說,“世界咖啡”可能會挑戰大家傳統的研討習慣。“世界咖啡”的成果是一種“乍然出現”的形式,需要一定的時間。所以,培訓師如果第一次主持“世界咖啡”,需要做好預熱工作。


第五步,開始匯談。

以上四步完成,就可以開啟“世界咖啡之旅”了。提出匯談的第一個問題;讓各組人員相互介紹;確定好桌長(即桌促動師)、計時員等;鋪開桌布(桌布通常是一張蓋滿桌面的大白紙),在匯談時勵大家將想法記錄或涂鴉在桌布上。

促動師在第一輪,為了吸引大家對主題的注意力,充分貢獻智慧,可以向小組成員提出以下促進思考的問題。

● 關于這個主題,目前促動師們擁有哪些信息?還需要搜尋哪些信息?

● 大家覺得我們探討的問題有哪些重大的意義?

● 這個主題中對你來說重要的是什么,你為什么在意它?

● 你到這里來參與研討的目的是什么?

● 靜靜思考一下:在這種情況下我們還有什么機會?

● 這種情況下,我們面臨的困境或機遇是什么?

● 在這個問題上,你提出的觀點背后的假設是什么?

● 如果現在站在月球上看這個問題,你有哪些新的想法?


第六步,旅行采“蜜”,異花授粉。

“世界咖啡”成功的關鍵之一是鼓勵參與者在不同在桌子走動,和不同伙伴交流,貢獻和聯結想法,從而把小組的匯談擴展成全場的匯談,不斷把彼此多元想法做網絡連接,碰撞出跨界智慧火花。

在上一輪匯談結束時,促動師可以請桌長及一名記錄員留下,其余的人做“小蜜蜂”,“飛”到別的小組貢獻智慧也收獲智慧。“小蜜蜂”可以順/逆時針飛到下一組,也可以如同天女散花一般,同步飛到不同的小組去。如果時間允許,可以飛2-3輪。

促動師讓“小蜜蜂”飛出的方法很多,基本原則是“混搭”,就是不同小組的參與者最大限度地進行交流。比如,可以給大家不同顏色的筆或者杯子,在飛行前請拿同顏色筆/杯子的“小蜜蜂”飛到一組去。促動師在“小蜜蜂”落座后,請“小蜜蜂”將主要的想法、主題或者問題帶到新的討論中。

桌長要歡迎新伙伴并帶領大家自我介紹。至于具體形式,可以請組內的記錄員,也可以自己介紹剛才本桌所記錄的內容,之后請“小蜜蜂”將這桌的想法和他們剛剛討論的內容做連接。

為了促進來自不同小組的伙伴們連接彼此觀點,桌長可以提出以下問題。

● 大家聆聽了來自不同小組伙伴的觀點,在我們小組里有哪些想法之間產生了連接?在各種觀點的背后,我們聽到了什么?

● 剛才的匯談中出現了哪些新的觀點?你想做哪些新的連接?

● 對話中過程中哪些對你來說有真正的意義?哪些讓你感到興奮/吃驚?哪些讓你感到迷惑?哪些對你來說是一種挑戰? 

● 到目前為止,我們的桌布上還缺少什么?我們還希望看到哪些內容?哪些地方我們需要更加明晰?

● 到目前為止,你從伙伴們的對話中主要學習到什么?

● 我們還需要哪些更深層次的思考?

   

第七步,總結匯談。

最后,“小蜜蜂”回到本桌,把從其他桌采集的智慧貢獻在本桌的主題上。

在這個環節,桌促動師請留在本桌的伙伴先分享其他“小蜜蜂”來貢獻的智慧。之后,請飛回的“小蜜蜂”分享采回的智慧。在大家觀點充分地相互連接后,桌長可以向組員提出以下問題來啟發小組組員開拓創新,或者產生下一步的行動。

● 如果我們要對此問題進行創新與變革,需要采取什么行動?

● 我們如何讓自己能全身心地投入到行動中?

● 下一步,我們注意力需要馬上集中到哪里以取得進展?

● 如果有一根“仙女棒”保證我們能百分之百成功,你會選擇實施哪些大膽的舉措? 

● 我們應該怎樣互相幫助開展下一步的活動?促動師們各自愿意貢獻什么?

● 我們會面對什么樣的挑戰,怎樣應對?

● 我們怎樣才能為未來創造更多的可能性?

● 我們今天播下什么樣的種子才會對未來有重大的意義?


第八步,集體分享。

通常,在“世界咖啡”結束時,促動師可以邀請小組來報告本組的成果,促進小組間進行一次全體分享和交流,可以請小組伙伴們將自己小組的桌布張貼在墻上。此時,桌布上已經寫滿了文字,畫滿圖畫。如果桌長有經驗,或者組內擁有繪畫能力的參與者,這張充滿智慧的桌布將如同藝術品一般呈現在眾人眼前,也將再次激蕩起現場伙伴高昂的情緒。人們會紛紛給桌布拍照,驚嘆小組成員智慧的結晶是如此驚人。

“世界咖啡”鼓勵每個人都有可以發表自己的觀點。一些平時看起來不怎么喜歡說話的伙伴,在“世界咖啡”的曼妙氛圍下,常常一鳴驚人,帶來耀眼的智慧。 



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